Kosten je Bestellvorgang: Wo steht Ihr Einkauf im Benchmark?

Effiziente Einkaufsprozesse sind längst ein zentraler Werttreiber im Unternehmenserfolg. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) veröffentlicht jährlich Benchmarks, die als Kompass für moderne Einkaufsorganisationen dienen. Die Datenbasis des BME-Benchmarks 2025 beruht auf einer umfangreichen Erhebung unter Unternehmen aller Branchen und Größenklassen, deren Angaben einer dreistufigen Plausibilitätsprüfung unterzogen wurden. Ausreißer und nicht nachvollziehbare Werte wurden konsequent ausgeschlossen, sodass die veröffentlichten Durchschnittswerte eine belastbare und statistisch valide Grundlage für den Vergleich bieten.

Warum die Kosten je Bestellvorgang entscheidend sind

Die Kennzahl „Kosten je Bestellvorgang“ gehört zu den wichtigsten Indikatoren für die Effizienz im operativen Einkauf. Sie zeigt, wie viel interne Kosten z.B. für Personal, IT und Prozesse bei der Abwicklung einer einzelnen Bestellung entstehen. Laut dem aktuellen BME-Benchmark 2025 liegt der Durchschnittswert bei 121,75 € pro Bestellvorgang.

Der BME erläutert eindeutig:
"Ein niedriger Wert weist auf automatisierte, schlanke und digitalisierte Prozesse hin. Ein hoher Wert hingegen deutet auf manuelle Abläufe, Medienbrüche oder ineffiziente Strukturen hin [...] und damit auf Optimierungspotenzial."

Warum manche Bestellungen deutlich teurer sind

Die Benchmark-Zahl ist ein Durchschnittswert über alle Bestellungen. In der Praxis gibt es jedoch große Unterschiede:

• Einmalbestellungen verursachen überproportional hohe Kosten, weil sie den gleichen administrativen Aufwand erfordern wie regelmäßige Bestellungen ohne die Vorteile von Standardisierung.
• Bestellungen bei neuen Lieferanten sind besonders aufwendig: Stammdaten müssen angelegt, rechtliche Prüfungen durchgeführt und oft zusätzliche Abstimmungen vorgenommen werden. Diese Schritte erhöhen die Prozesskosten erheblich.
• Onlineshop-Bestellungen führen häufig zu Medienbrüchen, da Daten aus externen Shops manuell in interne Systeme übertragen werden müssen. Dieser zusätzliche Aufwand für Datenerfassung, Prüfung und Freigabe macht den Prozess ineffizient und treibt die Kosten pro Vorgang nach oben.

Logisch betrachtet: Je weniger standardisiert und je komplexer der Prozess, desto höher die Kosten pro Vorgang. Unternehmen mit vielen Einmalbestellungen oder häufig wechselnden Lieferanten liegen daher erwartungsgemäß deutlich über dem Benchmark.

Wie CS Beschaffung die Kosten je Bestellvorgang messbar reduziert

CS Beschaffung setzt genau dort an, wo im BME-Benchmark die größten Kostentreiber sichtbar werden: bei manuellen Abläufen, nicht standardisierten Prozessen und aufwändigen Sonderfällen. Durch unserer operative Unterstützung sorgen wir dafür, dass Bestellungen, selbst komplexe Einmalbedarfe oder Vorgänge mit neuen Lieferanten, strukturiert, effizient und mit minimalem internem Aufwand abgewickelt werden. Das Ergebnis sind deutlich geringere Prozesskosten, weniger Abstimmungsschleifen und spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.